จากคู่มือก่อนหน้าเรื่องการ Backup email จาก G Suites ตามคู่มือ วิธีสำรองข้อมูล Email จาก G Suite (Backup Email) จะได้ไฟล์ Backup ออกมาเป็นนามสกุล .mbox โดยในคู่มือนี้จะแสดงวิธีการนำไฟล์ backup นามสกุล .mbox มาเปิดใช้งานเพื่อดู Email ด้านใด โดยจะสามารถดูได้หลักๆ คือ บน Apple Mail และ Thunderbird ซึ่งคู่มือนี้จะมาสอนบน Thunderbird 1. ให้ทำการดาวน์โหลดและติดตั้ง Application Thunderbird mail โดยดาวน์โหลดได้จาก Link 2. หลังจากติดตั้ง Thunderbird Mail แล้วให้ดาวน์โหลดและติดตั้ง Add-On Export-Import tool โดยดาวน์โหลดได้ที่ Link 2.1 เข้าสู่ Thunderbird mail กดปุ่ม Alt จะมีเมนูบาร์แสดงขึ้น ให้ไปที่ Tool > Add-ons 2.2 ที่แถบเมนูด้านซ้ายมือ เลือก Plugins จะมีรูปเฟืองใกล้ๆ เมนู Search เลือก Install Add-on from File 2.3 เลือกไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาและกด Install และปิดเปิดโปรแกรม Thunderbird Mail ใหม่ 3. เมื่อเปิดโปรแกรมแล้ว กดปุ่ม Alt จะโชว์เมนูบาร์ขึ้นมา ให้ไปที่ Tools > ImportExportTolls > Import mbox file 4. เลือกไฟล์ .mbox ที่ได้แตกไฟล์ไว้เรียบร้อยแล้ว จะเห็นได้ว่าในแถบเมนูฝั่งซ้ายจะมีโฟลเดอร์เพิ่มขึ้นมา ถือเป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการเรียกดู Email จากไฟล์ .mbox ที่ได้ Backup ไว้ เพิ่มเติม 5. หากต้องการโยกเก็บไว้ใน Email อีก Account หนึ่ง สามารถเพิ่ม Email Account และลาก Email จาก mbox folder ไปยัง Email account ที่ต้องการได้เลย
โดยปกติ ผู้ใช้งานมักจะมีพื้นที่ Email บน Google Mail เต็ม ซึ่งจำเป็นต้องลบ Email ออกจากระบบ แต่ยังมีความต้องการ เผื่อใช้ Email ที่จะลบในอนาคต ในคู่มือนี้ จะสอนถึงวิธีการ Backup email ก่อนที่จะลบเพื่อคืนพื้นที่ให้กับ Email ของทุกท่าน สามารถดูขั้นตอนได้เลย 1. ให้ผู้ใช้งานเข้าไปที่ Personal info & privacy และทำการ Login 2. จากนั้นเลื่อนลงมาด้านล่างของไซต์ ไปที่หัวข้อ Control your content และเลือกที่ CREATE ARCHIVE 3. จากนั้นเลือกที่ SELECT NONE และเลื่อนลงมาด้านล่างไปที่ MAIL เลือกเปิด และกด NEXT ด้านล่าง 4. เลือกรายละเอียดที่ต้องการ File type คือ นามสกุลที่ต้องการได้รับ จะมีให้เลือกทั้ง .zip และ .tgz Archive size (max) คือขนาดต่อไฟล์ที่ต้องการ หากมีปริมาณข้อมูล Email มากกว่าที่เลือก ระบบจะทำการแยกไฟล์ให้ Delivery method คือช่องทางที่จะรับไฟล์ Backup นี้สามารถเลือกให้ส่ง Link มาทาง Email หรือไปยัง Google Drive หรือแม้กระทั่ง Onedrive ก็ได้เช่นกัน 5. หลังจากนั้น ระบบจะเข้าสู่ขั้นตอนการ Archive ข้อมูล จะต้องรอข้อมูลระยะเวลาหนึ่ง ตามปริมาณข้อมูลที่มีอยู่ 6. เมื่อดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว หากเลือกตามตัวอย่าง คือส่ง Link มาทาง Email จะได้รับ Email ในลักษณะตามรูปด้านล่างนี้ ให้เลือก Download archive ได้เลย ถือว่าเสร็จสิ้นขั้นตอนการ Backup Email แล้วซึ่งไฟล์ที่ได้รับนั้นจะออกมาในรูปแบบนามสกุล .mbox ซึ่งจะสามารถนำไป Restore ได้บน Email client application หลักๆ ก็ ThunderBird และ Application Mail บน OSX (mac หรือ imac) วิธีการดูข้อมูล Email ที่ได้จากการ Backup นามสกุลไฟล์ .mbox สามารถดูได้ที่ Link
วิธีการทำ Send email as เพื่อส่งออกได้หลาย Email Address 1. ให้ลูกค้าไปที่ รูป เฟือง ด้านขวามือ และไปที่ Setting 2. หลังจากนั้น ให้ไปที่หัวข้อ Account and Import > Send mail as และเลือก Add another email address that your own 3. เมื่อเลือกแล้ว ให้ใส่ Email Address ที่ต้องการใช้งาน และเลือก Next Step พร้อมทั้งกด Send Verify เพื่อยืนยันตัวตน 4. หลังจากนั้น ทำการใส่รหัสยืนยันที่ได้รับจาก Email 5. เมื่อเข้ามาสู่ หน้า Setting จะเห็นได้ว่ามี Email เพิ่มขึ้นมา 6. หลังจากนั้น ทดลองส่ง Email จะได้รายละเอียดดังรูป เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอน
ได้ คุณสามารถนำเข้าไฟล์เข้ามาใน Google Apps ตามประเภทของไฟล์ต่อไปนี้ Microsoft Word (.doc, .docx) Microsoft Excel (.xls, .xlsx) Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps, .pptx) Rich Text (.rft) Plain text (.txt) HTML (.html) PDF (.pdf) Adobe Illustrator and Photoshop (.ai, .psd) Autodesk AutoCad (.dxf) Apple Pages (.PAGES) Scalable Vector Graphics (.SVG) PostScript (.EPS, .PS) TrueType (.TTF) XML Paper Specification (.XPS) Comma-separated values (.csv) Tab-separated values (.tsv) OpenDocument Text (.odt) OpenDocument Spreadsheet (.ods) StarOffice (.sxw) โดย file ทั้งหมดคุณสามารถ convert เป็น file ของ Google Docs เพื่อสามารถทำงานและแก้ไขงานต่อได้ทันที
สำหรับองค์กรด้าน IT จะใช้การ Audit ตามมาตรฐาน ISO 27001 หากได้รับ Certified แล้วนั้น สามารถมั่นใจได้ว่ามีระบบบริหารจัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูลที่เชื่อถือได้ ซึ่งรวมหมดทั้งด้าน IT และ Non-IT โดยมาตรฐาน ISO 27001 นั้นประกอบด้วยประเด็นสำคัญดังนี้ Google Apps Audit Tool by Baker Security and Networks ISO 27001 Domains Asset Management Asset Register Asset Classification Asset Labeling Access Control User Registration Password Management Clear Work Environment Operating System & Application Control Network Security Reference : http://en.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_27001