ผู้ดูแลระบบมักจะเกิดปัญหาในการใช้งานขึ้น เมื่อผู้ใช้งานมีการสร้าง SharePoint Sitesเนื่องจาก เมื่อมีการสร้าง SharePoint Sites แล้ว ระบบจะทำการสร้าง Microsoft 365 Group ในฝั่งของ Group ด้วยนั่นเอง ทำให้ Group ถูกเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และยากต่อการจัดการด้วยบทความในส่วนของการปิดสิทธิ์การสร้าง Microsoft 365 Group จะไม่สามารถปิดการใช้งานในส่วนนี้ได้ ซึ่งต้องมีการตั้งค่าเพิ่มเติมในส่วนของ SharePoint Admin center อีกครั้งด้วยต่างหาก สามารถดูคู่มือได้ตามรายละเอียดด้านล่าง1. เข้าไปยัง SharePoint admin center2. จากนั้นไปยังเมนู Settings > Site creation > ติ๊กถูกออกจากหัวข้อ "Let users create sites from the SharePoint start page and OneDrive"จากนั้นกด Saveการแก้ไขส่วนนี้อาจจะต้องรอระบบอัพเดท โดยปกติไม่เกิน 12 ชั่วโมง ปุ่มเมนูสำหรับการสร้าง Site จะหายไปจากหน้า SharePoint ในฝั่งของผู้ใช้งาน และจะเหลือเพียงแค่ปุ่มสร้าง Post เท่านั้น
Group แต่ละประเภท แตกต่างกันอย่างไร ควรสร้างแบบไหนดีหากท่านใช้งาน Microsoft 365 และต้องสร้าง Group มักจะเป็นคำถามเสมอมาว่า ท่านจะสร้าง Group ประเภทไหนดี แต่ละ Group มีข้อแตกต่างกันอย่างไรวันนี้เราจะมาอธิบายส่วนนี้ให้ทราบกันเบื้องต้นครับGroup ทั้งหมดบน Microsoft 365 Group มีอยู่ 5 ประเภท คือ1. Microsoft 3652. Distribution3. Mail-Enabled Security4. Security5. Dynamic Distribution Listข้อแตกต่างของแต่ละ Group1. Microsoft 365
เป็น Group ที่ Microsoft แนะนำให้ใช้งาน เนื่องจากเป็น Group ที่มีพื้นที่จัดเก็บในตัวเอง (SharePoint) และเป็น Group ที่ผูกกับบริการอื่นๆ อีกด้วย เพื่อช่วยลดความซ้ำซ้อนของการสร้าง Group ซ้ำๆ ในชื่อเดียวกัน เช่น ทีม Sales ต้องการใช้งานMailing ListSharePointTeamsPlanner ในกรณีนี้ หากเป็นการสร้างบริการจากบริการหลัก ก็จะพบว่ามีการสร้าง Group ซ้ำซ้อนตามแต่ละบริการ แต่ ถ้าหาก Admin เป็นฝ่ายดำเนินการให้ จะสามารถสร้างทุกๆ บริการนี้ให้อยู่ภายใต้ Group เดียวกันได้เลย ทำให้ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลและซ้ำซ้อนของ Group ไปด้วยโดยปริยายข้อเสีย Group ดังกล่าวมีปริมาณการรับ Email ที่จำกัดที่ 50GB. ซึ่งเมื่อเต็ม อาจจะต้องหาวิธีลบที่ยุ่งยาก2. Distributionเป็น Group ที่ใช้ทำ Mailing List โดยเฉพาะเท่านั้น ไม่มีพื้นที่ในตัวเอง ทำหน้าที่รับ Email และส่งต่อไปยังสมาชิกใน Group เท่านั้นข้อดี ไม่มีพื้นที่เต็มเกิดขึ้น เนื่องจากไม่มีการเก็บ Email ไว้ที่ตัวเองข้อเสีย เนื่องจากไม่มีพื้นที่ในตัวเอง จึงไม่มีสามารถดูย้อนหลังได้ว่า ได้รับ Email ใดบ้างผ่าน Group และไม่สามารถใช้งานในส่วนของการแชร์ไฟล์ได้3. Mail-Enabled Securityเป็น Group ที่เรียกได้ว่าเป็นการรวมกันระหว่าง Distribution และ Security group เข้าด้วยกัน ทำให้ใช้งานได้ทั้ง Mailing List และบังคับ Permission หรือบังคับการเข้าถึงต่างๆ ในด้วยนั่นเองข้อดี ไม่มีพื้นที่เต็มเช่นเดียวกับ Distribution และสามารถใช้อ้างอิงในการแชร์ไฟล์ หรือ Permission ต่างๆ ได้ข้อเสีย เนื่องจากไม่มีพื้นที่ของตัวเอง จึงไม่มีให้ดู Email ย้อนหลังใน Group ดังกล่าว เช่นเดียวกับ Distribution4. Securityเป็น Group ที่ใช้สำหรับบังคับ Permission หรือบังคับการเข้าถึงของสมาชิกใน Group เป็นหลัก เช่น แชร์ข้อมูลเป็นแบบกลุ่ม , กำหนดสมาชิกใน SharePoint เป็นแบบกลุ่ม หรืออื่นๆ ในลักษณะใกล้เคียงกันหมายเหตุ Group ดังกล่าว ไม่มี Email address ดังนั้น จึงไม่ได้ใช้ในการรับ-ส่ง Email5.
Dynamic Distribution Listเป็น Group ที่ไม่มีให้สร้างจากหน้า Admin center แต่จะสร้างได้เฉพาะใน Exchange Admin Center เท่านั้น โดย Group ดังกล่าว มีเอกลักษณ์คือสมาชิกในกลุ่มจะไม่ได้กำหนดเป็นรายบุคคล แต่จะกำหนดเป็นค่าตัวแปร ยกตัวอย่างเช่นUsers with Exchange mailboxesMail users with external email addressesResource mailboxesMail contacts with external email addressesMail-enabled groups ซึ่งส่วนนี้ ทำให้ผู้ดูแลระบบไม่ต้องมาเพิ่ม User เข้า Group ที่เป็น All Employee เวลามีพนักงานเข้าใหม่นั่นเองข้อดี สะดวกต่อการกำหนดสมาชิกในลักษณะเป็นตัวแปร ทำให้ไม่ต้องมาคอยนั่งเพิ่มเสมอทั้งนี้ สำหรับ Microsoft 365 อาจจะมีการปรับเปลี่ยนเมนูต่างๆ ขึ้นอยู่กับระยะเวลาและการอัพเดทของระบบจากทาง Microsoft
.png "Microsoft Visio")
.png "VMware")
