SharePoint Document library คืออะไร, ทำงานอย่างไร และมีข้อดีอย่างไรSharePoint Document library เป็น SharePoint type ประเภทหนึ่ง ที่ใช้งานเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของไฟล์ และ โฟลเดอร์ ซึ่งทำงานลักษณะเดียวกันกับ OneDrive แตกต่างกันที่สถานที่เก็บไฟล์ และการจัดการสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ เปรียบเทียบให้เข้าใจง่าย คือ1. OneDrive พื้นที่ผูกติดกับส่วนของผู้ใช้งาน SharePoint เป็นพื้นที่ส่วนขององค์กร และจัดสรรโดย Microsoft 365 Group อีกที2. OneDrive สิทธิ์สูงสุด (Owner) เป็นของผู้ใช้งาน และถ้าหากต้องการให้ใครเข้าถึงไฟล์ได้ จะใช้วิธีการแชร์ออกไป หรือให้สิทธิ์เพิ่มเติมเป็นหลัก SharePoint สิทธิ์สูงสุด (Owner) อยู่ที่จะกำหนดว่าเป็น User ใด และการเข้าถึงไฟล์ต่างๆ เริ่มต้นจากสิทธิ์ที่มีอยู่ใน Microsoft 365 Group หรือ SharePoint Site นั้นๆ (Member)จากข้อ 1 เรื่องพื้นที่ทำให้ SharePoint มีข้อดีในด้านการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ยึดติดกับผู้ใช้งาน ทำให้ในกรณีที่ผู้ใช้งานไม่ได้อญู่ในองค์กรอีกต่อไปแล้ว และต้องการลบผู้ใช้งาน จะทำให้ไม่ส่งผลต่อข้อมูลที่อยู่บนพื้นที่ของ SharePoint ซึ่งลดความยุ่งยากในด้านการถ่ายโอนข้อมูลต่างๆ ได้เช่นกันจากข้อ 2 เรื่องสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ทำให้ SharePoint มีข้อดีด้านการจัดการ และแบ่งแยกประเภทของข้อมูลได้ง่ายขึ้น ยกตัวอย่างเช่น การจัดเก็บไฟล์แยกตามแผนก ที่ต้องอาศัยสิทธิ์ขั้นตอน ในการเข้าถึงข้อมูลได้ การจัดการสิทธิ์ในการลบข้อมูลถาวร หรือกู้ข้อมูล เนื่องจากผู้ที่จะลบถาวรได้ หรือกู้คืนข้อมูลได้ จะต้องเป็นสิทธิ์ Owner ของ Site ที่ต้องการเท่านั้นเพิ่มเติมด้านสิทธิ์ของ SharePointจะมีสิ่งที่สามารถทำได้ คือการกำหนด Policy ต่างๆ แยกกันไปตามของแต่ละ SharePoint Site ได้ด้วยจากผู้ดูแลระบบ เช่น - การตั้งค่าเรื่องพื้นที่ ที่ต้องการให้ใช้งานได้ไม่เกินปริมาณเท่าใด - การตั้งค่าเรื่องการแชร์ไฟล์ ซึ่งสามารถเลือกที่จะไม่ให้แชร์ไฟล์ออกไปยังภายนอกองค์กรได้ หรือไม่ได้ - การบังคับใช้ Policy ต่างๆ ด้านการเก็บข้อมูล (Retenton Policy) หรือ Policy ด้านความลับของเอกสาร (Sensitive Information) ได้เป็นราย SharePoint Site ช่องทางในการเข้าใช้งาน SharePoint Document libraryโดยเริ่มต้น หาก SharePoint Site ได้ถูกสร้างขึ้น ผู้ใช้งานที่สามารถเข้าใช้งาน SharePoint Site นั้นๆ ได้ จะต้องมีสิทธิ์ในการเข้าถึงได้ ไม่ว่าด้วยสิทธิ์อะไร ซึ่งโดยสิทธิ์ในการเข้าถึง SharePoint Site เริ่มต้นจะแบ่งออกเป็น Owner, Member และ Visitorสำหรับวิธีการเข้าถึง จะแบ่งออกตามแต่ทุกท่านสะดวก ดังนี้1. การเข้าถึงผ่านคำเชิญเป็นสมาชิกของ Microsoft 365 Group โดยปกติ หากท่านได้ถูกเชิญเป็นสมาชิกของ Group ท่านจะได้รับ Email ที่ถูกเชิญ และจะมีช่องทางในการเข้าถึงได้ ซึ่งจะนำทางไปที่ Group บน Outlook Web Appจากนั้น เลือกที่สัญลักษณ์ SharePoint ก็จะเป็นการเปิด SharePoint Site ขึ้นมา และไปยัง Document2. เข้าใช้งานผ่าน OneDrive หากท่านสะดวกในการเข้าใช้งานผ่าน OneDrive หรือใช้งานผ่าน OneDrive เป็นประจำอยู่แล้ว และต้องการเข้าใช้งานข้อมูลใน SharePoint จะมีช่องทางลัด หรือ Quick access แสดงอยู่ใน OneDriveจากช่องทางนี้ ผู้ใช้งานหลายๆ ท่านมักจะเข้าใจผิดว่า พื้นที่ส่วนนี้ยังเป็นพื้นที่ส่วนของ OneDrive อยู่ซึ่งความเป็นจริงแล้ว ทาง Microsoft มีการเพิ่มช่องทางลัดในการเข้าถึงเอกสารใน SharePoint เพิ่มขึ้นมาให้ท่าน เพื่อเข้าใช้งานได้สะดวกมากขึ้นนั่นเองสำหรับช่องทางลัดที่แสดงขึ้นมา จะแสดงขึ้นมาเท่าที่ท่านเป็นสมาชิกอยู่เพียงเท่านั้น3. เข้าใช้งานผ่าน Teams บน Microsoft Teams ในกรณีที่ท่านสร้าง Microsoft 365 Group และเลือกสร้าง Teams ด้วย หรือ ท่านสร้าง Teams ผ่าน Microsoft Teams ท่านจะสามารถเข้าถึง SharePoint Document ได้จาก Tab File ผ่าน Team นั้นๆ ได้เช่นกันข้อควรทราบ หากท่านใช้งาน SharePoint รวมกับ MS Teams คือ1. ใน SharePoint Document ของท่าน จะถูกสร้างโฟลเดอร์ตามชื่อ Channel เสมอ และเมื่อเข้าใช้งานผ่าน Teams จะเป็นการเข้าใช้งานผ่านโฟลเดอร์นั้นๆ โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นในภาพ จะถูกเข้าใช้งานไปที่โฟลเดอร์ General โดยเริ่มต้นเมื่อคลิกที่ Tab Files2. หากท่านต้องการเข้าไปยัง SharePoint Site โดยตรง สามารถเลือก "Open in SharePoint" ได้จาก Tab Files ได้เช่นกัน3. ในกรณีที่มีการสร้าง Channel ผ่าน Teams ดังกล่าวขึ้นมา - หากเป็น General Channel ทั่วไป จะถูกเก็บไว้ยัง SharePoint Site เดียวกันทั้งหมด เพียงแค่เป็นการแยกโฟลเดอร์ในการใช้งานเพียงเท่านั้น - หากสร้าง Channel ในรูปแบบของ Private Channel หรือ Shared Channel ระบบจะสร้าง SharePoint Site ขึ้นมาให้ใหม่อัตโนมัติ โดยไม่เกี่ยวข้องกับ SharePoint Site หลัก เนื่องจากจะมีการกำหนด Member ในการเข้าถึงใหม่โดยเฉพาะดังนั้น จึงไม่จำเป็นเสมอไปว่า 1 Teams จะมีเพียง 1 SharePoint Site เนื่องจากมีการแบ่งเรื่องของ Channel ออกมาด้วยต่างหากนั่นเอง
การสร้าง SharePoint Onlineวิธีสำหรับการสร้าง SharePoint Site จะมี 2 ส่วนหลัก คือ การสร้างจากฝั่งผู้ใช้งาน และสร้างจากฝั่งผู้ดูแลระบบA: การสร้าง SharePoint Site จากฝั่งผู้ใช้งาน จะมีการกระทำต่างๆ ที่จะทำให้เกิด SharePoint Site ขึ้น ดังนี้1. สร้างจากเมนู SharePoint โดยเข้าไปยังเมนู SharePoint ผ่าน App Launcherจากนั้นเลือก
SharePoint Online คืออะไรSharePoint Online เป็นส่วนหนึ่งของบริการ Microsoft 365 ในรูปแบบองค์กร ซึ่งใช้สำหรับทำเว็บไซต์ภายใน (Intranet) เพื่อสื่อสาร และเก็บข้อมูล จึงจะถูกเรียกในชื่อ SharePoint Site เช่นกันSharePoint มีความพิเศษในเรื่องของพื้นที่ เนื่องจากเป็นการแยกพื้นที่ในการใช้งานแยกออกจากฝั่งผู้ใช้งาน หรือเรียกว่าเป็นพื้นที่ส่วนกลางได้เช่นกันดังนั้น ผู้ใช้งานหลายๆ ท่านจึงมักจะใช้ใการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ เป็นหลัก เพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบต่อข้อมูลเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้งานในองค์กร เช่น ในกรณีที่พนักงานลาออก SharePoint Online คิดพื้นที่อย่างไรหากอ้างอิงพื้นที่สำหรับจัดเก็บข้อมูล จะมีอยู่ 2 ส่วนหลักๆ คือOneDriveSharePointพื้นที่ OneDrive จะเป็นพื้นที่ส่วนบุคคล ที่ผูกติดกับผู้ใช้งาน โดยเริ่มต้นจะได้รับที่ 1TB. ต่อผู้ใช้งาน ซึ่งแน่นอนว่า หากมีการลบผู้ใช้งานดังกล่าวออก ข้อมูลทุกอย่างภายใต้ OneDrive จะถูกลบตามไปเช่นกันพื้นที่ฝั่ง SharePoint จะเป็นพื้นที่ส่วนขององค์กร หรือจะเรียกว่าพื้นที่ส่วนกลางก็ได้เช่นกันโดยพื้นที่ที่ได้รับเริ่มต้นที่ 1TB. และจะบวกเพิ่มตามจำนวน License ที่มีบริการ SharePoint Online โดยเพิ่มที่ 10GB. ต่อ licenseยกตัวอย่าง การคิดพื้นที่ของ SharePoint เช่น หากท่านสั่งซื้อ Microsoft 365 Business Basic ไปจำนวน 50 licensesพื้นที่ SharePoint จะเท่ากับ 1024 + ( 50 x 10 ) = 1,524 GB. หรือ 1.49 TB. โดยประมาณ SharePoint Online ใช้งานอย่างไรโดยเริ่มต้นจากระบบ จะมี SharePoint Site หลักขององค์กรอยู่แล้วที่ถูกสร้างขึ้นมาพร้อมกับระบบแต่ถ้าโดยแนะนำแล้ว หากท่านจะใช้งานพื้นที่ในฝั่งของ SharePoint แนะนำให้สร้าง Microsoft 365 Group หรือ SharePoint Site สำหรับส่วนงานนั้นๆ โดยเฉพาะ เพื่อสามารถจัดการพื้นที่ในฝั่งของ SharePoint ได้ง่ายขึ้นซึ่งตามหลักการ Microsoft 365 Group ก็คือ SharePoint Site ด้วยนั่นเอง เพราะ เมื่อมีการสร้าง Microsoft 365 Group ก็จะมี SharePoint Site สร้างขึ้นมาเสมอและถ้าสร้าง SharePoint Site จากเมนู SharePoint ในระบบก็จะสร้าง Microsoft 365 Group เช่นกันรวมถึงการสร้าง Application ต่างๆ ที่ต้องใช้งานพื้นที่ฝั่ง SharePoint ด้วยเช่นกัน เช่น การสร้าง Team ผ่าน MS Teams หรือ Planner ก็จะมีการส่งคำสั่งสร้าง Microsoft 365 Group และ SharePoint Site เช่นกันรายละเอียดเพิ่มเติมของแต่ละ Group ว่าแตกต่างกันอย่างไร สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่[[URL]]/kb/microsoft-365-commercial/administration-1/compare-group-microsoft-365