หัวข้อนี้จะเป็นวิธีการตรวจสอบว่าบัญชีผู้ใช้งาน Microsoft 365 นั้นๆ ได้ทำการติดตั้ง Microsoft 365 แบบ Offline ไปจำนวนกี่เครื่องแล้ว โดยวิธีการสามารถทำได้ ดังนี้ 1. ทำการ Login เข้าสู่ Microsoft 365 portal (https://portal.office.com) 2. เลือกเมนูรูปเฟืองที่มุมขวาบน และเลือก Microsoft 365 ดังภาพ 3. จะเข้าสู่หน้า "Settings" ให้เลือกเมนู "Install Status" ดังภาพ จะพบรายชื่อคอมพิวเตอร์ที่มีการติดตั้งอยู่ในขณะนั้น 4. รายละเอียดจะประกอบไปด้วย ชื่อเครื่องคอมพิวเตอร์ และ OS ที่ใช้งาน หากต้องการยกเลิก License เครื่องนั้นๆ สามารถกดปุ่ม "Deactivate" ได้เลย
ฟังก์ชั่นการ Hold mailbox ของ Exchange Server 2016 มีอยู่สองประเภทคือ Litigation Hold และ In-Place Hold: Litigation Hold In-Place Hold คือการใช้งานคุณสมบัติชื่อ LitigationHoldEnabled ของเมลบ็อกซ์นั้นๆ เมื่อเปิดใช้งาน Litigation Hold แล้ว ทุก item ในเมลบ็อกซ์นั้นจะถูกตั้ง on hold ไว้ทันที คือการสงวนเฉพาะบาง item ที่ตรงกับ criteria ของการคิวรี่ที่เราระบุไว้โดยใช้ In-Place eDiscovery tool เท่านั้น คุณสามารถตั้ง In-Place Holds หลายๆ ตัวบนเมลบ็อกซ์เดียวได้ โดยที่ Litigation Hold ยังถูกเปิดใช้งานอยู่หรือไม่บนเมลบ็อกซ์นั้นก็ได้i สำหรับการ hold ทั้งสองแบบ คุณสามารถระบุช่วงเวลาของการ hold ได้ โดยสามารถคำนวณช่วงเวลาได้จากวันที่ที่ mailbox item นั้นได้รับหรือสร้างขึ้นก็ได้ หากไม่มีการตั้งช่วงเวลา item นั้นๆ จะถูก hold ไว้ตลอดเวลาหรือจนกว่าจะมีการยกเลิก hold เหล่านั้นออก หากคุณลบ Litigation Hold ออกจากเมลบ็อกซ์แต่ยังคงมี In-PLace Hold ไว้บนเมลบ็อกซ์บางอันอยู่ item ต่างๆ ที่ตรงกับค่าของ In-Place Hold ยังคงทำงานอยู่ตามกำหนดช่วงเวลาที่คุณได้ตั้งเอาไว้ ข้อมูลเพิ่มเติม: https://technet.microsoft.com/en-us/library/ff637980(v=exchg.160).aspx เปรียบเทียบระหว่าง In-Place Hold และ Litigation Hold: https://technet.microsoft.com/en-us/library/dn767952(v=exchg.160).aspx
โดยปกติขนาด Mailbox ของ Microsoft 365 Exchange plan จะมีขนาดขั้นต่ำที่ 50GB. ซึ่งถือว่าเป็นขนาดที่เยอะมากอยู่แล้ว แต่ในบางกรณีผู้ใช้งานจำเป็นต้องใช้เพิ่มเติม ผู้ดูแลระบบจำเป็นจะต้องเข้าไปเปิดด้วยตนเอง เนื่องจาก Feature archive จะไม่ได้ถูกเปิดใช้งานแต่เริ่ม พื้นที่ในการเก็บ Email บน Archive นั้นขึ้นอยู่กับ Microsoft 365 plan ที่ลูกค้าใช้งาน โดยอาจจะแบ่งเป็น 50GB. 100GB. ฯลฯ 1. เข้าสู่หน้าจัดการผู้ดูแลระบบ Office365 Admin 2. เข้าสู่เมนู Exchange Admin Center 3. ไปที่เมนู recipients > mailboxes เลือก user ที่ต้องการเปิดใช้งาน Archiveจากนั้นเลื่อนเมนูด้านขวา จะเจอหัวข้อ In-Place Archive เลือกเปิดใช้ Enable 4. เมื่อเปิดใช้งานแล้ว สถานะหลัง User จะมีคำว่า Archive เพิ่มขึ้นมา 5. เมื่อเข้าไปดูในหน้าใช้งาน Email จะขึ้นเมนู In-Place Archive ขึ้นมาให้ใช้งาน ผู้ใช้งานสามารถใช้งานโดยการตั้งเงื่อนไขต่างๆ เช่นหากต้องการให้ Email ใน Inbox ที่มีอายุมากกว่า 1 ปี ไปเก็บไว้ใน Archive ก็สามารถทำได้เช่นกัน หรือคัดเลือกเฉพาะที่ต้องการก็ได้เช่นกัน
ในการ Forward email สำหรับ Microsoft 365 ผ่าน Account ของผู้ใช้งานนั้น สามารถทำได้อยู่ 2 วิธีหลักๆ คือ การ Forward โดยไม่มีการระบุเงื่อนไข ซึ่งจะทำงานครอบคลุม Email ทั้งหมดที่ถูกส่งเข้ามา หรือการตั้งค่า Forward โดยมีเงื่อนไข ซึ่งจะใช้งานสำหรับบาง Email ตามเงื่อนไขที่ผู้ใช้งานตั้งไว้ เช่น จากผู้ส่งที่ถูกระบุตายตัว ไม่ให้ทำงานโดยทั้งหมด หรือเงื่อนไขอื่นๆ ซึ่งการตั้งค่าส่วนนี้ จะต้องเป็น Exchange Plan เท่านั้น จึงจะทำได้ การตั้งค่าทั้ง 2 วิธี สามารถดูคู่มือได้ตามด้านล่างนี้ วิธีที่ 1 การ Forward แบบไม่มีการระบุเงื่อนไข ให้กระทำทุกข้อความที่ส่งเข้า (ส่งต่อได้เพียง 1 Email ปลายทางเท่านั้น) 1. ให้ผู้ใช้งาน Login เข้า Email Microsoft 365 โดยผ่าน https://outlook.office365.com 2. เมื่อเข้ามาหน้า Email แล้ว มุมขวาบนจะมีรูปเฟือง Setting กดที่เฟือง และเลือก Mail 3. ที่เมนูด้านซ้ายมือ ไปที่เมนู Mail > Account > Forwarding > ตั้งค่า Email ที่ต้องการจะส่งต่อให้ 3.1 เลือก Start forwarding 3.2 Forward my email to : ใส่ Email ปลายทางที่ต้องการส่งต่อให้ 3.3 Keep a copy of forwarded messages : เลือกเพื่อให้เก็บ Email ที่ส่งเข้าไว้ด้วย หากไม่เลือกช่องนี้ Email ที่ถูกส่งต่อ จะถูกลบ (ค่าโดยเริ่มต้น จะถูกเลือกไว้อยู่แล้ว) 4. กด Save และทดสอบใช้งานอีกครั้ง วิธีที่ 2 การตั้งค่า Forward แบบกำหนดเงื่อนไข 1. ให้ผู้ใช้งาน Login เข้า Email Microsoft 365 โดยผ่าน https://outlook.office365.com 2. เมื่อเข้ามาหน้า Email แล้ว มุมขวาบนจะมีรูปเฟือง Setting กดที่เฟือง และเลือก Mail 3. ที่เมนูด้านซ้ายมือ เลือก Mail > Automatic Processing > Inbox and sweep rules 4. เริ่มตั้งค่าโดยกดปุ่ม + และตั้งค่าต่อไปนี้ 4.1 Name : ชื่อของ Rule ที่จะตั้งใช้งาน กำหนดเป็นชื่อช่วยจำ 4.2 When the message arrives, and .... : เป็นเงื่อนที่เมื่อตรงตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ จะให้ทำอะไรต่อไป เช่น Email ที่ถูกส่งจากใคร หรือ ส่งหาใคร 4.3 Do all of the following : เป็นการกำหนดว่าหากเข้าเงื่อนไขตามข้อ 4.2 แล้ว จะให้ทำอะไรต่อ โดยสามารถเลือกได้ทั้งให้ย้าย Folder , ลบ Email นั้นๆ , ส่งต่อไปให้คนอื่น , หรือส่งแต่ข้อความไปให้เท่านั้น ฯลฯ 4.4 Except if it matches any of these conditions : เป้นการยกเว้นหากตรงตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ (โดยปกติจะไม่ตั้งค่า เนื่องจากอาจจะเกิดความสับสน) 4.5 เมื่อตั้งค่าเสร็จเรียบร้อยแล้ว กด OK ด้านบน เพื่อ Save Rules ดังกล่าว 5. ทดสอบใช้งานเพื่อแน่ใจว่า Rule ที่ตั้งไว้สามารถใช้งานได้จริง
การตั้งค่าบางครั้งอาจจะไม่สามารถตั้งค่าที่ Account ของผู้ใช้งานได้ ซึ่งในกรณีนี้จะเป็นวิธีการตั้งค่าส่วนของผู้ดูแลระบบ (Admin Portal) โดยสามารถดูวิธีได้ตามด้านล่างนี้ 1. ให้ผู้ใช้งานสิทธิ์ Admin เข้าสู่หน้าจัดการ Admin Center ได้ที่ Link 2. ที่เมนูด้านซ้าย ไปที่เมนู Users > Active users 3. เลือก User ที่ต้องการทำ Forward และเลือกหัวข้อ Mail Settings 4. ที่ Mail Settings เลือก Edit ที่หัวข้อ Email forwarding 5. เปิด Email forwarding โดยเลือกจาก off เป็น on จากนั้นใส่ Email ปลายทางที่ต้องการ Forward ถึง และกด Save 6. ทดสอบการใช้งานเพื่อแน่ใจว่าการตั้งค่าสามารถใช้งานได้สมบูรณ์ กรณีต้องการตั้งค่า Forward Email หลาย Email Account ก็สามารถกำหนดได้ผ่าน Exchange admin center (EAC) ซึ่งจะเป็น Bcc รายละเอียดตามด้านล่าง 1. ให้ผู้ใช้งานสิทธิ์ Admin เข้าสู่หน้าจัดการ Exchange admin center (EAC) ได้ที่ Link แล้วทำการเลือก rules 2. ทำการสร้าง rules ใหม่ขึ้นมาโดยเลือก Create a new rule… 3. ในช่อง Apply this rule if... ให้เลือก The recipient is... แล้วทำการเลือก email account ที่ต้องการให้ Forward เมล์มาให้ (หรือทำการสร้าง Rules ตามที่ต้องการก็ได้) 4. ในช่อง Do the following... ให้เลือก The sender is... แล้วทำการเลือก email account ที่ต้องการรับเมล์มา (หรือทำการสร้าง Rules ตามที่ต้องการก็ได้)