ในการจัดการข้อมูลสิ่งต่อไปนี้ต้องถูกทำให้มั่นใจก่อนว่าเป็นที่เข้าใจตรงกันครบถ้วนและถูกต้อง ระบุ Machine Type: Computer Name และ Domain name คือสิ่งที่ใช้แยกแยะเครื่อง การติดตั้ง Agent: MAP Toolkit ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Agent แต่ System Center Configuration Manager จำเป็นต้องติดตั้ง กำหนดตารางรวบรวมข้อมูล: เป้าหมายหลักคือเพื่อรวบรวมข้อมูลให้ได้มากที่สุด ดังนั้นการรวบรวมข้อมูลควรจะรันตอนที่มีเครื่อง active อยู่สูงสุดใน network นั่นคือช่วงวันและเวลาทำงาน การแก้ไขกรณีข้อมูลไม่สอดคล้องกัน (Resolving Discrepancy) ควร validate ข้อมูลโดยเช็ค random sample อย่างสม่ำเสมอ Windows desktop client จาก Volume Licensing เป็นเพียง upgrade license เท่านั้น (เว้นแต่ว่าซื้อ Windows GGWA) ดังนั้นคุณต้องมี Windows base license ไว้พร้อมเสมอ แอพพลิเคชั่นมีหลากหลาย edition และควรติดต้ังให้ถูกต้องกับ edition ที่สั่งซื้อ ตรวจสอบ special right ต่างๆ เช่น multiple installation ของ Office บนเครื่องเดียวกันภายใต้ 1 license Office ที่สั่งซื้อมาจาก Volume Licensing สามารถนำไปติดตั้งบน second device ของ user ที่เป็นเจ้าของเครื่องนั้น การรวบรวมข้อมูลจากทีมการทำงานต่างๆ ในการรวบรวมข้อมูลจากหลากหลายทีม คุณควรเทียบข้อมูลจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ เช่นรายการซอฟต์แวร์ anti-virus ซึ่งทั้งสองรายงานควระจะมีข้อมูลที่ตรงกันใน field นั้นๆ หรืออาจจะใช้ field ชื่อ MAC address ก็ได้ หรืออาจทำการเทียบเคียงกับรายงานจาก Active Directory ก็ได้ หากแต่ละทีมมี virtualized environment หรือ third-party resources เช่น Linux คุณต้องนำข้อมูลเหล่านั้นมาารวมด้วย MAP Toolkit ช่วนรวบรวมข้อมูลจากหลากหลาย scenarios ได้ วึ่งรวมถึงสภาพแวดล้อมแบบ Linux/UNIX และ VMware ด้วย การควบรวมรายงานจาก Multiple Sources เป้าหมายคือ สร้าง view ของข้อมูลที่มีข้อมูลมาจากหลากหลายแหล่งและเป็นรายงานที่เกี่ยวข้องกัน เทคนิค คือ ตรวจสอบ column headings และหากจุดที่เหมือนกัน จากนั้นก็รวมรายงาน แต่เมื่อไม่มีความเหมือนกันเท่าที่ควร ให้มองหา unique field ที่ทุก report มีเหมือนกันและสร้าง relationship ระหว่างกัน เช่น สองรายงานมีคอลัมน์ SKU เหมือนกัน ก็ทำการเชื่อม table เข้าด้วยกัน การจัดการรายงาน ตรวจสอบ requirement ของรายงานก่อน และใครคือคนอ่านรายงาน เพื่อให้นำเสนอข้อมูลที่เหมาะสม พิจารณา Who what where และ why เช่น Senior Executive ต้องการ summary information Procurement ต้องการ detailed purchasing information รายงานต้องอ้างอิงตามที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ และต้องนำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวกับ location นั้นเท่านั้น มั่นใจว่ามี field ที่ถูกต้องเข่น ชื่อ edition หรือ version อยู่ในรายงานด้วย Competency ที่ 6 กิจกรรมนี้สอดคล้องกับ Competency ต่อไปนี้ใน SAM
ก่อนเริ่มออกแบบ ขั้นแรกคือต้อง secure executive sponsorship ให้สนับสนุน SAM ทั้งองค์กร ซึ่งรวมถึงการระบุ stakeholder ที่เกี่ยวข้องและการสร้าง proposal เพื่อให้ได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการเพื่อสร้าง SAM infrastructure พร้อมด้วย policy และ corporate governance ในขั้นนี้ต้องมี funding ในการดำเนินโครงการด้วย โดยต้องสร้าง project plan และกำหนด budget ที่มี opertional costs ในการดำเนินการในเรื่อง consulting hours และ employee times ประเมินไว้ล่วงหน้า เพื่อให้แต่ละ group จัดสรรงบประมาณในแต่ละกิจกรรมที่เข้าร่วมกับ SAM program ได้อย่างมีประสิทธิภาพ Business Benefits ของ SAM ✓ Cost savings✓ Increased operational efficiency✓ Make better decisions✓ Reduce risk✓ Protect against disaster✓ Increase internal satisfaction อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ SAM Benefits โดย Download เอกสาร SAM Fundamental ได้ที่นี่ 1. การออกแบบ 1.1 เป้าหมาย ระบุทรัพยากรและเป้าหมาย เป็นไปตามความต้องการทางธุรกิจขององค์กร 1.2 Future Plan และ Business Goals Acquisition strategy = ถึงเวลาแล้วที่จะสั่งซื้อ Enterprise Agreement แล้วหรือยัง? อาจจะได้ประโยชน์ทางราคาเมื่อทุกเดสก์ท็อปพีซีและเซิร์ฟเวอร์ได้รับสิทธิทั้งหมดถูกต้อง New Technology = ควรพิจารณา SaaS หรือ IaaS/PaaS หรือยัง? การใช้ Cloud Licensing ทำให้การจัดการเป็นเรื่องง่ายและลดค่าใช้จ่ายโดยชำระค่าบริการเฉพาะส่วนที่ใช้งานจริงเท่านั้น 2. การดำเนินงาน กำหนด SAM stakeholder group เพื่อดูแลโครงการ ประเมินและระบุ SAM state ใช้เทคโนโลยีในการช่วยค้นหาทรัพย์สินประเภทซอฟต์แวร์ ปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อที่ง่ายรวมถึงการจัดเก็บข้อมูลประเภท license entitlement information เป็นอย่างดี ทำกิจกรรม initial license & cloud services reconciliation สร้างนโยบาย, กระบวนการ, และขั้นตอนที่สนับสนุน SAM ทำให้ทุกแผนกให้ความช่วยเหลือและความร่วมมือ อบรมพนักงาน 3. บริหารจัดการ SAM Program ทำตามนโยบายอย่างคร่งครัดเพื่อให้เกิด SAM lifecycle ที่ดี สร้างมาตรฐานให้ SAM ทั่วทั้ง domain และหน่วยงานทุกหน่วยงาน อบรม SAM awareness training 4. ขั้นก้าวหน้า SAM ในองค์กรคือ journey ไม่ใช่เป้าหมายที่หยุดอยู่กับที่ ต้องมีการการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและปรับปรุงไปพร้อมกับความก้าวหน้าขององค์กร Comptency ที่ 7 เมื่อนำมาเทียบกับตาราง ISO แล้ว กิจกรรมนี้จะยกระดับ competency ต่อไปนี้
ตามมาตรฐาน SAM ซอฟต์แวร์ต้องมีการจัดการวงจรชีวิตตลอดช่วงเวลาที่ถือครอง โดยบ่งเป็น 4 ขั้นตอนดังนี้ การร้องขอและการสั่งซื้อ การติดตั้ง การปรับแต่งเพิ่มมูลค่า การกำจัดซอฟต์แวร์ออกจากองค์กร Competency 8-9-10 และเมื่อสามารถทำได้แล้ว เมื่อนำมาปรับใช้กับ SAM Competency จะสามารถเทียบเคียงออกมาเป็นตารางได้ตามนี้
เวลาที่เราไปซื้อ Windows หรือ Office มาใช้งานทั้งสำหรับใช้งานและซื้อเพื่อใช้ในองค์กร เรามักจะได้ยินคำว่า FPP (Full Packaged Product) และ OEM (Original Equipment Manufacturer) เสมอ จริงๆ สองชื่อนี้เป็นชื่อที่เรียก channel หรือช่องทางการสั่งซื้อครับ แต่พอเอามาอ้างอิงรูปแบบสิทธิ์การใช้งานบ่อยๆ เข้า สองคำนี้ก็เลยกลายเป็นชื่อเรียกสิทธิ์การใช้งานของซอฟต์แวร์ไมโครซอฟท์ไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งนอกจากสองช่องทางดังกล่าวแล้วยังมีช่องทางประเภท Volume Licensing อีก ช่องทางนี้เป็นการซื้อสิทธิ์แบบเหมาที่มีขั้นต่ำในการสั่งซื้อ 5 สิทธิ์ขึ้นไป (ไว้กล่าวในอีกบทความหนึ่งแล้วกันนะครับ) การแยกแยะความต่างของ FPP และ OEM นั้นสำคัญต่อความถูกต้องของการใช้งานมากดังนั้นต้องศึกษาประเด็นเหล่านี้ให้แม่นยำก่อนสั่งซื้อครับ FPP เป็นสิทธิ์ที่ซื้อมาจากร้านค้าปลีกตามห้างสรรพสินค้าชั้นนำและมีรูปแบบแพ็คเกจเป็นกล่อง (ส่วนมากเป็น 1 กล่องต่อ 1 License) FPP นี้เหมาะกับองค์กรที่มีความต้องการใช้ Commercial License ต่ำกว่า 5 License ครับ ที่บอกว่า Commercial License นี้หมายถึงว่าต้องเป็น edition ที่ Microsoft ออกแบบมาเพื่อธุรกิจนะครั้บซึ่งได้แก่ Windows 10 Pro Office Home & Business 2016 Office Professional 2016 เท่านั้น ซึ่งแน่นอนว่าสินค้ากล่องต่อไปนี้ซื้อใช้ส่วนตัวได้ แต่นำมาใช้ติดตั้งในองค์กรไม่ได้ เพราะ edition ไม่ถูกต้องครับ ซึ่งได้แก่ Windows 10 Home Office Home & Student 2016 for PC Microsoft 365 Personal Microsoft 365 Family ทั้ง 4 ตัวที่กล่าวมาไม่สามารถนำมาอ้างอิงการติดตั้งใช้งานในองค์กรได้ครับ คุณสมบัติของ FPP ที่ชัดเจนคือเป็น Full License หรือเรียกง่ายๆ ว่าเป็น Base License ที่ติดตั้งลง naked PC ก็ว่าได้ หรือจะซื้อมาเพื่อทำการ upgrade เวอร์ชั่นเดิมของซอฟต์แวร์นั้นๆ ก็ได้เช่นกัน ประเด็นนี้จะไปเห็นภาพชัดเจนเมื่อกล่าวถึง Volume Licensing อีกครั้ง เพราะสิทธิ์จาก Volume Licensing นั้นเป็น Upgrade only ที่ลูกค้าต้องมี base OS อยู่แล้วเท่านั้น เพียงแต่ Open License เองมี SKU หนึ่งที่ชื่อ Windows Legalization (เดิมชื่อ GGWA) ที่สามารถ legalize เครื่องพีซีทุกประเภทให้เป็น base OS ได้ทันทีที่ติดตั้ง product key ครับ เมื่อซื้อ FPP มาแล้ว นั้นแปลว่าคุณได้ซื้อสัญญาใจ (agreement) กับ Microsoft แล้วเรียบร้อย จำไว้เสมอนะครับสิ่งที่คุณซื้อมาจาก Microsoft ผ่านร้านค้าปลีกเหล่านั้น ไม่ใช่กล่องกระดาษ หรือแผ่นซีดีติดตั้ง แต่คุณซื้อ agreement อะไรบางอย่างจากผู้ผลิตที่มอบสิทธิ์และบริการให้แก่คุณ (ที่เรียกว่า Use Rights) เช่น สิทธิ์ในการย้ายเครื่องใหม่ สิทธิ์ในการลงได้มากกว่า 1 เครื่อง (กรณี Home & Student) ตลอดจนสิทธิ์ที่นำไปใช้ในองค์กรได้หรือไม่ ส่วนการสนับสนุนของลูกค้าที่ซื้อ FPP นั้นจะได้รับ limited support จาก Microsoft ซึ่งลูกค้าสามารถดูได้จาก http://support.microsoft.com/common/international.aspx ส่วนสิ่งที่จะยืนยันความถูกต้องของการถือครองก็มีต่อไปนี้ครับ กล่องที่ซื้อมา ใบเสร็จรับเงิน สติ๊กเกอร์ Hologram ที่ติดมากับกล่องและต้องแปะลงเครื่องที่ติดตั้งซอฟต์แวร์นั้น ซอฟต์แวร์ที่ซื้อมาจาก OEM นั้นจะต้องเป็นวอฟต์แวร์ที่มาพร้อมฮาร์ดแวร์เท่านั้น (ไม่ว่าจะเป็น PC, Server หรือ Mobile) ศัพท์ในวงการจะเรียกกันว่าเป็น Windows 10 Pre-installed ประมาณนี้ครับ ขอดีของ OEM คือมีราคาถูก เพราะรวมกับค่าฮาร์ดแวร์แรกซื้อแล้ว และกรณีเกิดปัญหา การขอความช่วยเหลือสามารถขอได้จากผู้ผลิตฮาร์ดแวร์และ Microsoft ด้วย คำอธิบายสิทธิ์ของ OEM ดูได้กจากเอกสารที่มีชื่อว่า Microsoft Software Licence Terms พร้อมสิทธิ์ต่างๆ เช่น downgrade ว่าสามารถดาวน์เกรดลงไปได้ถึงเวอร์ชั่นไหน แต่ OEM นี้เป้นสิทธิ์ที่ตายพร้อมเครื่องหรือหากมีการเปลี่ยน mainboard ก็ต้องซื้อ Windows มาลงใหม่ด้วยเช่นกัน รวมทั้งไม่สามารถย้ายเครื่องได้ เพราะทันทีที่ลงแล้วก็จะอยู่กับฮาร์ดแวร์นั้นไปตลอดแบบ per Device license ครับ เว้นแต่คุณขาย laptop หรือ PC นั้นให้เจ้าของใหม่นั้นไปเลย) ส่วน edition ของ OEM ที่สามารถนำมาใช้กับองค์กรได้นั้นได้แก่ Edition ต่อไปนี้ Windows 10 Pro Office Home & Business 2016 Office Professional 2016 ส่วนตัวอื่นๆ ไม่สามารถทำได้ครับ เหมือนกัน edition ใน FPP ที่กล่าวไว้ข้างต้น ส่วนสิ่งที่จะยืนยันความถูกต้องของการถือครองก็มีต่อไปนี้ครับ ใบเสร็จรับเงิน สติ๊กเกอร์ Hologram ที่ติดมากับฮาร์ดแวร์ที่ซื้อ ในอีกช่องทางหนึ่งคือ Volume Licensing ที่องค์กรจ้องสั่งซื้อจาก reseller ในประเทศครับ ขอกล่าวสั้นๆ ในสิทธิ์ประเภทนี้เพื่อให้เข้าใจความต่างของ FPP และ OEM นะครับ Volume Licensing เป็นช่องทางที่ซื้อแบบเหมาและซื้ออะไรก็ได้ (ทั้งซอฟต์แวร์และคลาวด์) มีขั้นต่ำ 5 license ขึ้นไป มี agreement ให้ลงนามหลากหลายตามแต่ขนาดขององค์กร ถ้า size เล้กๆ หรือกลางๆ ก็จะนิยมซื้อผ่าน Open Agreement หรือ Open Value ถ้าขนาดใหญ่ๆ เลยก็เป็น Select Plus หรือ Enterprise Agreement สิทธิ์การใช้งานนี้มีปัจจัยควบคุมหลายอย่าง Use Rights ของซอฟต์แวร์แต่ละตัวดูข้อมูลได้จากเอกสารชื่อ Product List และ Product Use Rights (PUR) จาก http://www.microsoftvolumelicensing.com รายละเอียดของ Volume Licensing นั้นเข้าใจยาก ต้องหาที่ปรึกษามาอธิบายกันยาวเหยียดถึงที่มาที่ไปของสิทธิ์ต่างๆ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น การเริ่มต้นด้วยการเข้าใจความต่างของ FPP และ OEM ก่อนจะทำให้ทุกอย่างเป็นไปได้ราบรื่นขึ้นครับ --- จัตุรภุช นิลัมภาชาต Microsoft Certified Product Specialist (MCPS)
อักษรศาสตร์มหาบัณฑิต (Translation Studies & Corpus Linguistics), จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย อักษรศาสตร์ปริญญาบัณฑิต (English Linguistics & Literature), จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย 2004-2007: อาจารย์สอนภาษาอังกฤษ, โครงการอบรมภาษาอังกฤษทางไกลสำหรับข้าราชการสังกัดกรมการปกครองส่วนท้องถิ่น (โครงการร่วมมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต) 2007-2010: ผู้จัดการ Localization Manager, บริษัท ไมโครซอฟท์ ประเทศไทย จำกัด 2010-2012: ผู้จัดการ Multi-Lingual Communication-Middle East, Central/Middle Asia, SEA, บริษัท QNET.net ประเทศไทย 2013-Present: ผู้จัดการฝ่ายขายกลุ่มธุรกิจ Business Cloud, บริษัท เน็ตเวย์ คอมมูนิเคชั่น จำกัด Present: อาจารย์พิเศษ, ภาควิชาคหกรรมศาสตร์ คณะวิทยาศาสตร์, มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ ประสานมิตร 2013: Google Apps Certified Sales Specialist 2016: Veeam Sales Professional (VMSP) 2017: Microsoft Authorized Education Partner 2018: Software Asset Management (SAM) Core 2018: Designing and Providing Microsoft Licensing Solutions to Large Organizations